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99%的企业难以消除数据孤岛,看RPA如何破僵局

  数据孤岛,是指不同组织机构之间或者企业不同部门之间的数据无法连接互动。
  最常见的场景是,企业在信息化建设中投入大量资金上线ERP、HR、MES等诸多管理系统,但在平时的应用中,ERP只应用于财务和库存,且两个部门之间的数据互不相通。同时,MES系统也未实现和ERP系统集成,而OA系统只被用来做日常行政管理。
  包括政府服务部门也是一样。办理一项业务就需下载一个APP,一项信息分散在不同部门,部门之间互相查询需要权限,这些“数据孤岛”问题严重影响政府服务的数字化转型进程。
  马化腾曾在一个数字城市会议上坦言,在建设“数字广东”的过程中,团队需要对接50多个委办局和上千个信息系统,要完全打通数据的难度之大,相当于“在奔跑的火车上换引擎”。
  数据孤岛的存在,让企业完整的业务链上孤岛林立,数据之间缺乏关联性,数据库彼此无法兼容。使得很多企业及组织虽然收集和存储大量业务数据,却无法应用这些数据来做运营及战略决策。想要让数据成为真正有价值的存在,企业必须要打通不同软件系统之间数据使之能够相互关联能够流转,必须消除数据孤岛。
  但消除数据孤岛却并不是一件易事,部署难度、施工周期、投入成本等因素往往让企业陷入纠结,同时各种打通数据的运营方案也各有优劣势。这使得99%的企业及组织虽然意识到了数据孤岛问题,却出于各种原因无法快速解决。
  直到这几年RPA的火热与成熟应用,让更多企业看到了消除数据孤岛的希望。
  什么是数据孤岛?
  随着云计算的普遍应用,大数据时代亦随之而来。数据可谓最重要且具价值的资产,企业通过挖掘与分析数据,可提高企业竞争力,预测市场趋势,做出更具针对性的决策。
  要利用好数据有一个前提,即可以综合分析企业所有数据,但现实情况正好相反。
  十多年来企业信息化建设突飞猛进,企业管理职能精细划分,信息系统围绕不同的管理阶段和管理职能展开,如客户管理系统、生产系统、销售系统、采购系统、订单系统、仓储系统和财务系统等。
  因为企业在不同发展时段对信息化有着不同需求,在搭建基础设施与软件系统时本就有侧重,再加上有限的预算与部署难度,使得很多企业信息化系统之间都互不相通。往往每个事业部都有各自存储、各自定义的数据。各部门数据就像一个个孤岛一样无法(或者极其困难)和企业内部其他数据进行连接互动,我们把这样的情况称之为数据孤岛。
  存在数据孤岛的企业,所有数据被封存在各系统中,让完整的业务链上孤岛林立,信息的共享、反馈难。数据之间缺乏关联性,数据库彼此无法兼容。有机构做过统计,目前99%的企业都会面临数据孤岛问题,是企业信息化建设中的最大难题。
  当前而言,基本上互联网企业与高科技产业都存在数据孤岛问题,传统企业则更为严重。目前更多的传统企业与相关组织,除了存在数据孤岛问题,还存在着系统孤岛、业务孤岛与管控孤岛,这些统称为信息孤岛。
  信息孤岛不只存在于企业不同业务部门之间,同样也存在于企业、组织之间。就以政务而言,上海交大发布的数据显示,截至2018年8月全国政务服务APP共计2393个,许多地区办一项业务就要下载一个APP,低水平重复建设造成大量浪费的同时,也给市民使用造成困扰,电子政务“信息孤岛”问题非常严重。
  产生数据孤岛的原因
  大致说来,产生数据孤岛的原因大概有以下几个:
  1、企业不同部门对数据的定义和使用存在较大差异,致使各部门之间的数据不能互通。
  2、信息部门建设相对滞后,无法满足业务对数据处理的需求,业务部门独自开发业务系统。
  3、缺少企业内信息化建设的战略和标准,不同部门因业务急需无法按照标准上线业务系统,导致多年以后无法实现数据互通。
  以上三个原因中,第二种情况比较普遍。一些业务部门对某种系统的需求,足以决定企业的营收,为提高市场竞争力企业往往会选择最快速的部署方式,而采用最先进标准协议的信息化系统往往很难与相对落后的系统相互打通。
  第三种情况,则更为重要,也是更多企业所欠缺的。很多企业的IT部门往往有基于战略决策的整体信息化建设标准,但因为部署周期过长、资源投入较重等原因而被搁置,最后还是以部门为主导进行某项业务但没使用同一标准的信息化,最终导致数据孤岛问题越发严重。
  通常,专业人士把数据孤岛分为物理性和逻辑性两种。物理性的数据孤岛,是指数据在不同部门相互独立存储,独立维护,彼此间相互孤立,形成了物理上的孤岛。逻辑性数据孤岛,指的是不同部门站在自己的角度对数据进行理解和定义,使得一些相同的数据被赋予了不同的含义,无形中加大了跨部门数据合作的沟通成本。
  而从企业信息化进程来看,数据孤岛的产生也是企业发展的必然。一般而言,企业信息化发展大致有三个阶段:基于设备的建设,基于项目的建设和基于战略的建设。
  在第二阶段,不同部门基于项目上线的信息化系统,必然会产生数据孤岛。理论上,把这些孤岛打通并连接起来,从技术上是可以实现的。关键的难题在于不同部门针对于相同数据的值可以不同,很难有自动的方法区分哪些是“正确”的数据,进而导致很多信息孤岛的解决方案都以失败告终。
  解决数据孤岛问题的难处
  笔者认为,数据孤岛是普遍存在的,它存在于所有需要进行数据共享和交换的系统之间。随着企业计算机技术运用的不断深入,不同软件间,尤其是不同部门间的数据信息不能共享,设计、管理、生产的数据不能进行交流,数据出现脱节。数据孤岛,势必给企业的运营带来信息重复输入、信息冗余、垃圾信息、无法保证数据一致性等困难。
  出现数据孤岛不可怕,可怕的是长期存在不去解决,更可怕的是在消除数据孤岛的过程中有更多的难处。
  目前而言,要解决企业内部的数据孤岛问题以实现数据流通,通常有三个方法,如下:
  方法一:做数据接口。由各个软件厂商提供数据接口,实现数据汇集,这种方法是需要花费大量人力和时间去协调,工作量很大且耗时长。
  方法二:开放数据库。为实现数据的采集和汇聚,开放数据库是最直接的。但同样也需要协调各软件厂商开放数据库,难度很大。而要同时连接多个软件厂商的数据库,并且实时都在获取数据,这对平台性能也是个巨大的挑战。
  方法三:基于底层数据交换的数据直接采集方式。此方式可以独立抓取,不需要软件厂家配合,能够能实时采集数据,兼容各种平台软件,配置简单,周期更短。
  以上三种方式,仍旧绕不开传统的IT项目运作流程。站在如何消除数据孤岛的角度,传统信息化系统的优化流程,一般包括下面几个步骤:
  编制IT建设的标准,允许部门自行开发软件业务系统。
  给ITC明确定位,使其有成长和发展的空间。编制IT战略,明确暂时性软件项目与长期项目。
  在合适的时机,对企业主要业务流程进行整合。结合战略,把不同业务系统串接起来。
  明确IT运维部门的IT建设、维护责任,界定业务部门相关责任。
  需要重点指出的是,这是一项长期的工作。采用此种方式消除数据孤岛,意味着持续的投入、更长的周期、随时可能暂停的业务以及更低的投资回报率。
  每个已经通过重金打造了信息化的企业,都想打通数据孤岛以建立企业自身的大数据平台,但因为成本高、难度大、周期长等因素,让很多企业都难以决断,以至于错过最佳的数字化转型机会。这种情况下,有些企业选择曲线救国的方式,借助第三方数据平台,将企业分布在不同系统的数据整合到一起。
  只是这种策略下,有些企业信息化系统以及IT基础设施可能会长期搁置,造成一定的资源浪费。而与第三方数据平台串联的软件系统,仍旧需要一定的施工周期与技术难度,同时真正好用的第三方数据工具也是价格不菲。
  用RPA消除信息孤岛的优势
  事实上,不管具体解决方案是什么样的,传统解决信息孤岛问题的方式无非就是两种方式:一是统一双方数据对接;二是人力手工操作跨系统跨应用的数据维护。
  前文说过,要实现数据跨平台跨软件的数据对接,是一个耗时耗力的长周期、重投入、回报率不一定高的苦力活儿。就是耗得起的企业,也得综合衡量诸多信息化项目的可行性,一般会退而求其次,转而考虑譬“曲线救国”之类的策略。而一般的中小型企业根本就耗不起,可能会通过第二种也就是人力手工操作的方式做数据维护。
  在笔者看来,通过人力手工处理大量的数据,可能比数据对接的方式要节省成本,但从安全、效率、准确率等来讲都不是最好的选择。尤其是,它会占用大量的人力进行重复操作,效率不高,同时人力成本也不低。这个时候,机器人流程自动化(Robotic Process Automation,RPA)就派上了用场。
  RPA是一种新型技术理念,它允许通过软件机器人基于一定规则的交互动作来模拟和执行既定的业务流程。
  RPA机器人能够自动识别UI并完成预先设定的工作流程。它可以像人类一样操作浏览器、Office软件、Java/.net等语言编写的程序、商业应用软件等各种IT应用程序,可以对程序进行打开电子邮件和附件、登录应用程序、移动文件和文件夹,以及从网络上抓取数据等诸多操作。
  RPA基于设定的规则与其他各类系统进行交互,非常适合执行那些枯燥的、繁琐的重复性任务。同时,相比于人力手工操作,它更加安全、高效和精准,能够保障数据传输的质量与效率。
  重点在于,RPA基于既有用户界面操作,部署周期快,并且不受制于底层IT基础设施。借助RPA,企业可以在无需大投入与长期规划的情况下,用RPA实现所有数据处理,包括数据的复制和粘贴、合并来自多个来源的数据、从文档中提取数据、向表单输入数据、运算、将数据提取并重新格式化为报告或仪表板。
  这样,RPA可以帮助企业有效解决常见信息资源管理系统(如ERP、CRM等)及办公软件(Excel、word等)集成难等问题,以弥补系统之间的差距。这也意味着,原本需要费劲周折才能实现的系统自动化集成,现在只需要在实现难度大的流程环节部署RPA代替人类操作即可,进而实现与企业原有工具的集成,读写数据库、连接到系统API。
  企业通过部署RPA:一方面,可以快速自动的实现不同系统及软件的数据交互,打通不同平台之间的数据流通;另一方面,还可以最大程度的实现业务流程自动化,解放劳力资源,实现增效降本。所以,RPA不仅可以助力企业消除数据孤岛,还可以让企业运营更加优化高效。
  后记:RPA已成打通数据孤岛重要工具
  如今每个企业都重视数据价值,但数据没有流通就无法发挥好价值。如何打通企业信息孤岛以连接企业信息断点,是发挥企业数据价值的重中之重。
  能够解决数据孤岛的方式有很多,企业在选择不同方案时应根据自身情况选择最适合的解决方案。在解决方案上,以前多在数据接口和数据库方面着手。但现在随着AI技术应用场景的增多以及RPA的出现,多了一种投入产出比更高的解决方案。
  笔者认为,用RPA来消除数据孤岛问题不是唯一的,但肯定是最实惠和最灵活的,值得每个企业考虑投入使用。
  据德勤的一份RPA调查报告显示,当前全球已有超过53%的大型企业开始实施RPA。预计2020年,将有超过72%的大型企业使用RPA技术。对于越来越多的企业而言,RPA不仅是打通数据孤岛的工具,也已经成为其自动化战略的重要部分。
  因为RPA部署简单、不具侵入性、扩展能力强、投资回报率高等特性,各行各业都在关注RPA在各自领域的应用情况。并且,很多政务部门已经在应用RPA,还有很多组织机构的业务流程自动化项目正在寻求RPA解决方案,多是大型订单。
  譬如在政务领域,政企审批服务系统正在推进“单一窗口”工作方案平台,目的是为实现多部门工作系统的数据交互,优化申请和审批流程,提升申请便利度和审批智能化水平。应用RPA之后,数字政府数据壁垒得以互联互通,实现省、部垂直系统的数据回填,从而解决了系统之间频繁切换,替代了机械化、重复性的人力劳动。
  值得注意的是,在政府对政务一体化的要求之下,RPA正在成为解决政务领域“数据孤岛”问题的首要解决方案。同时,RPA已是政务流程优化的重要技术手段,会在未来增强政务服务能力提高政务工作效率中,起着关键的作用。
  RAP在政务领域尚且如此,于其他行业自是不用多说。
  来源:亿欧
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